Где можно хранить семейные документы

Как хранить семейный архив, чтобы он дожил до ваших правнуков

Любое исследование собственной родословной начинается с главного ― с изучения семейного архива. Именно документы, фото и другие свидетельства жизни ваших родственников дадут вам ниточки к распутыванию большого клубка родословных связей. И наверняка к каждому документу вы, как исследователь, будете возвращаться снова и снова. Как же сохранить артефакты прошлого?

Достаньте архив из гаража

Печатающая кошка Джинджер, 1961 г.

Где хранится ваш семейный архив? Чаще всего большие ящики или коробки, мешки или целлофановые пакеты, набитые вперемешку фотографиями прабабушек, письмами, старыми счетами за электричество в ныне проданном доме, квитанциями «Росгосстраха» 1990-х гг. и свидетельством о рождении двоюродной тети прадедушки лежат либо в кладовках, либо на дачных чердаках, либо даже в гаражах. Сырость, пыль, плесень, близость к отопительным приборам или солнечный свет потихоньку разрушают и бумагу, и изображения на ней. Поэтому самое первое, что нужно сделать с архивом, ― это спасти его из «гаража» и перенести в более подходящее место.

Достаньте коробки, просмотрите и оцените свои богатства, ― а для генеалога любая бумажка, которая содержит сведения о семье, ценится на вес золота, ― и рассортируйте архив. Если документов много, это может занять довольно длительное время. Но оно того стоит: после тщательной сортировки работать с документами будет гораздо удобнее, а кроме того, вы значительно продлите жизнь семейным реликвиям.

Что входит в семейный архив?

• Свидетельства: о рождении, браке, смерти, перемене имени, разводе. Это одни из самых важных документов, так как в них содержится множество генеалогических данных: имена, даты, географические названия. К тому же они официально подтверждают ваше родство с предками и требуются для доступа к архивным делам, содержащим их персональные данные.
• Документы об образовании: аттестаты, дипломы, «корочки» о переподготовке и прочее. Учебные заведения тоже собирали информацию об учащихся: она либо хранится в самих учреждениях, либо передана в архив.
• Партийные билеты. При вступлении в партию человек заполнял множество документов, и получить из них сведения можно в архивах по номеру партбилета, если он известен.
• Наградные документы. Из них можно узнать как минимум место работы человека.

• Трудовая книжка. Позволяет узнать не только место работы, но порой и девичью фамилию женщины (иногда ее зачеркивали и надписывали сверху новую с указанием документа, на основании которого сменилась фамилия).
• Военный билет. Может дать много информации о служившем.
• Личные письма, автобиографии, воспоминания. Многое расскажут о характерах ваших предков.
• Фотографии. Одно из самых ценных свидетельств истории семьи, позволяющее взглянуть в глаза своим предкам и найти много дополнительной информации.

Готовим семейные артефакты к правильному хранению

Сортировать документы можно несколькими способами. Например, отдельно фотографии, отдельно документы. При этом документы можно разложить и по виду (все свидетельства вместе, аттестаты в отдельной папке, дипломы тоже в отдельной), и по принадлежности (все о бабушке в одной папке, все о дедушке ― в другой). Здесь каждый делает так, как ему удобно. О том, как правильно разбирать архив, читайте в статье «Как оцифровать семейный архив?».

И вот, когда архив разобран, можно приступать к подготовке документов для правильного хранения.

Не забудьте сделать качественные сканы каждого документа. Как правильно это делать и какой техникой, мы уже рассказывали. Сканирование дает вторую жизнь вашим бумажным реликвиями: они обретают цифровую копию, которая не сгорит и не испортится от времени и которой можно поделиться с родными в один клик, например, создав древо Famiry и загрузив оцифрованные документы в информацию о персонах. А еще советуем потратить время и распечатать сканы, создав дополнительно бумажную версию оригинальных документов. Таким образом, у вас будет два архива: один ― оригинальный, другой будет состоять из копий. Бумажные копии не жалко испачкать или порвать в работе, пока оригиналы лежат аккуратно убранными в шкаф.

Лайфхаки: как хранить бумажные документы

Из личных архивов пользовательницы @cleopatrachampagne, бабушка во время Второй Мировой Войны

• Храните бумагу только в бумаге. Ламинация, скотч, цветные или прозрачные канцелярские файлы, целлофан, полиэтиленовые папки со временем портят документы.
• Используйте для хранения бескислотную бумагу. Она производится без использования кислот, тяжелых металлов и оптических отбеливателей. В отличие от обычной она со временем не желтеет из-за выделения кислоты и не портит то, что с ней соприкасается. Поэтому чем меньше ваш архив имеет дело с кислотной бумагой, тем лучше. Бескислотную бумагу (ее еще называют «архивной») можно найти в обычных канцелярских магазинах или заказать через Интернет.
• Положите каждый документ (или каждый тип документов) в отдельный бумажный конверт. Подробно опишите, что именно там лежит, чтобы быстрее ориентироваться в конвертах.
• Документы, которые будут лежать вместе в конвертах и папках, подбирайте по размеру: так вы избежите неравномерного давления и деформации бумаги.

Из архива винтажных фотографий, школьная форма для девочек во времена Российской Империи, 1900 г.

• Конверты положите в папки, папки ― в бумажные коробки из бескислотной бумаги или оклеенные ею изнутри. Каждую коробку подпишите и уберите в темное чистое, сухое место вдали от батарей, обогревателей, кондиционеров, пыли, детей и домашних животных. Идеальное место хранения ― прохладное, проветриваемое помещение вдали от солнечных лучей, температура ― не более плюс 20 градусов, влажность ― 30–40%. В обычной квартире это может быть кладовка.
• Надписи на конвертах, папках, коробках делайте цветными карандашами ― они меньше всего выгорают.
• Не храните фото в фотоальбомах с «магнитными» страницами: они портятся и желтеют быстрее, так как пропитываются клеем и прилипают к пленке, которая держит фото. Самый безопасный способ хранения фотографий ― в обычных бумажных альбомах, где на страничках приклеены бумажные уголки.

• Архив требует чистых рук: мойте их каждый раз перед тем, как взяться за документы. Не лишним будет мыть руки и после работы с бумагами, которые по своей природе впитывают пыль и грязь. Особо ветхие документы и фото берите в руки только надев белые хлопчатобумажные перчатки. На конверте сделайте пометку, что документ требует бережного обращения.
• Не используйте канцелярские скрепки и скобы: они ржавеют со временем, а пластик на них крошится и тоже портит бумагу. Перед уборкой документов на хранение выньте все металлические детали.
• Аудио- и видеозаписи со старых кассет обязательно оцифруйте и размножьте. Пленка в кассетах со временем портится, да и прослушать и просмотреть кассеты становится все труднее из-за исчезновения магнитофонов. Одну из оцифрованных копий храните в облаке, вторую на жестком диске, третью на своем компьютере. Сами кассеты лучше хранить в сухом прохладном помещении вертикально ― так пленка будет служить дольше.

Правила хранения документов на первый взгляд кажутся довольно сложными, но если один раз потратить время и организовать все правильно, можно продлить жизнь семейному архиву на многие десятилетия.
Ваши правнуки скажут вам спасибо.

«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.

Это истории читателей из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.

У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами . Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.

Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ» , «2021-04-Капремонт» , «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ» , «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк» , был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.

Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.

«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.

У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.

Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.

Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:

1. Храню полгода-год ежемесячные бумажки. Электронно все само хранится благодаря фильтру в почте и пересылке на резервный ящик.
2. Раз в год выкидываю старые квитанции и одновременно архивирую их из почты в «Дропбокс». Звучит странно, но реально занимает 10—30 минут раз в год на все, включая банки и операторов. Особенно помогает функция скачивания всех аттачей разом из выделенных сообщений. Попутно проверяю логику и суммы в квитанциях — пару раз даже направлял УК претензию на 1000—2000 Р суммарно. Они решили вопрос в мою пользу за пару недель и сделали перерасчет.
3. Скачиваю вручную только выписки Тинькофф-банка, так как банк года три назад по вполне понятным мне причинам убрал файл с выпиской из письма с этой выпиской.
4. Все, что можно платить автоплатежом без комиссии, платится автоматически в рамках месячного лимита карты специально под ЖКХ. Размер лимита — средняя коммуналка плюс 20%.
5. Почти все кассовые чеки, включая электронные, раз в пару месяцев сканирую приложением от налоговой. Никогда не знаешь, когда чек пригодится.
6. До электронных чеков сразу после покупки товара длительного пользования копировал чек или на бумагу, или на обратную сторону счета товарного чека. Указывал на видном месте срок гарантии, которая не всегда есть на чеке — или ее надо искать.

Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.

Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.

Цифровой «тайник» позволит безопасно хранить архивы семейных документов

Договор о покупке квартиры, брачный контракт, какие-то старые справки, которые лучше не выкидывать, так как могут пригодиться, и многое другое можно оцифровать и сдать на хранение нотариусу. Это будет своего рода тайник за семью печатями, куда не проникнет ни один хакер: нотариусы пользуются закрытыми от посторонних каналами. Ничего не потеряется, ничего не попадет не в те руки.

При этом сам человек в любой момент сможет воспользоваться своими документами, в том числе направить в нужные инстанции: нотариусы подключены к электронной системе взаимодействия государственных органов. Плюс подобные нововведения призваны стать гарантией защиты граждан от мошенничества с недвижимостью и прочего обмана. В целом ограничительные меры, принимаемые в связи с пандемией коронавируса, значительно ускорили внедрение многих цифровых услуг.

Константин Анатольевич, нынешняя ситуация придает особое развитие различным электронным процедурам. Нотариат готовит для граждан какие-то цифровые новинки?

Константин Корсик: Да. В условиях ограничительных мер мы понимаем, насколько востребованными в любом случае будут уже известные и ожидаемые возможности обратиться к нотариусу через интернет, чтобы совершить некоторые нотариальные действия удаленно, или дистанционное удостоверение сделок. Но есть и другие новеллы. Например, новый закон вводит совершенно новое нотариальное действие — принятие на хранение электронных документов. Уверен, что у этого действия большой потенциал, и оно будет пользоваться спросом у россиян. Сразу уточню, что под документом здесь подразумевается не только текстовый файл, но и программные коды, фотографии, видео-, аудио- и любые другие файлы.

Кому и когда может понадобиться услуга по хранению цифровых файлов у нотариуса?

Константин Корсик: Сейчас оцифровке поддается буквально все.

И такими электронными файлами, безусловно, удобнее и проще пользоваться, чем теми же бумагами или аналоговыми записями, передавать их, копировать. Кроме того, все большее распространение получают и юридически значимые документы в электронном формате. Законом уже предусмотрена возможность создавать и использовать такие документы даже без покупки личного ключа, так называемой усиленной электронной подписи.

Скоро можно будет просто зайти в ближайшую нотариальную контору, где нотариус придаст электронному файлу юридическую значимость путем его удостоверения своей усиленной квалифицированной цифровой подписью. А этот документ уже можно легко переслать, что сегодня, опять же, становится гораздо более востребованным действием.

И вот представьте, что все те документы, которые сейчас большинство из нас хранят в домашних или офисных сейфах или даже в коробках на антресолях, будут оцифрованы. Плюс к ним добавится еще столько же новых документов, но уже изначально оформленных в электронном виде. У многих среди них будут и самые разные договоры, и правоустанавливающие документы на имущество, и разного рода доверенности, и какие-то важные рабочие документы. Готовы ли вы просто так взять и сбросить все это «добро» в одну папку на рабочем столе компьютера или, к примеру, перекинуть такие файлы в «облако»?

Почему, собственно, нет?

Константин Корсик: Здесь не нужно глубоко разбираться в IT-технологиях, чтобы понимать, что такие варианты хранения значимых с правовой точки зрения документов очень рискованны. Взломав ваш компьютер или аккаунт в облачном хранилище, к ним легко могут получить доступ посторонние лица. Ваши документы могут быть украдены, безвозвратно удалены или повреждены. А те же жесткие диски или флешки могут просто выйти из строя. И вы можете столкнуться с ситуацией, что через несколько лет потребуется прочитать лежавшую в закромах флешку, а она будет уже пустой. Срок хранения у накопителей не бесконечен.

Именно для того, чтобы гарантировать сохранность цифровых файлов и документов, в практику нотариусов и вводится новое нотариальное действие.

Есть и другая ситуация, когда передача электронных документов нотариусу может быть очень кстати. Дело в том, что нотариус может не только хранить файлы, но и удостоверить факт их передачи по месту требования. Это уже другое нотариальное действие, которое особенно актуально, когда тот, кому вы должны передать те или иные документы, вдруг куда-то пропадает.

Здесь важно понимать, что, несмотря на то что контрагент не доступен физически, обязательства по своевременной передаче ему того или иного документа с вас никто не снимает, а их невыполнение грозит санкциями. Сам нотариус при этом не будет видеть содержания файлов, они попадут к нему уже в зашифрованном виде. Кстати, передача на хранение нотариусу электронных файлов может быть полезна и с точки зрения вопросов защиты авторских прав.

Сейчас нотариат уже предлагает гражданам и бизнесу возможность передачи документов, например, в ведомства, которые ограничили личный прием граждан, через нотариуса. Он самостоятельно передаст необходимые документы (теперь и в цифровом виде). А если это будет невозможно сделать, зафиксирует факт исполнения заявителем своих обязательств.

Направить электронный документ на хранение нотариусу возможно будет исключительно в удаленном формате. То есть специально идти в нотариальную контору не придется — все документы передаются нотариусу в режиме онлайн. А вот обратиться, чтобы передать документ через нотариуса, в том числе в электронном виде, можно уже сегодня — нотариус может перевести документ из бумажной формы в цифровую с сохранением его юридической силы. С учетом текущей ситуации ценность таких новелл более чем очевидна.

Однако, прежде чем попасть к нотариусу, документам придется совершить путешествие через обычный интернет, те же облака. Нет ли риска, что их след останется там и, следовательно, ваши личные архивы окажутся доступны посторонним?

Константин Корсик: Информация не будет поступать по открытым каналам. Ее можно будет загрузить либо напрямую в Единую информационную систему нотариата через специальный сервис на сайте Федеральной нотариальной палаты, либо передать через портал госуслуг. То есть файлы будут проходить по защищенным линиям, ни в какие облака не попадут.

Среди других нововведений я бы также отметил использование нотариусами биометрической идентификации в ситуации, когда заявитель не может предъявить документ, удостоверяющий личность, или этот документ выглядит сомнительно.

Также в скором времени все нотариальные документы в бумажном виде будут оснащены специальной машиночитаемой маркировкой, благодаря которой можно будет легко и быстро убедиться в их подлинности.

В целом, как цифровизация меняет правовые процедуры? Не отменяют ли электронные технологии нотариуса?

Константин Корсик: Цифровизация — это, безусловно, главный тренд последних лет. Сегодня мы уже говорим о «цифровых правах» и «цифровых сделках». И здесь, к сожалению, многие забывают, что от прибавления слово «цифровой» не меняется ключевая потребность гражданского оборота и его участников — безопасность и защита права. Некоторым кажется, что защитную функцию возьмут на себя непосредственно передовые технологии, используемые в новых форматах правоотношений. Однако практика показала, что это серьезное заблуждение.

Во-первых, даже самая инновационная компьютерная программа не способна проверить реальную волю участников сделки и ее соответствие с тем, что прописано в договоре. При этом человек может не понимать отдельных нюансов заключаемой сделки или даже всей ее сути.

Сколько было случаев, когда, к примеру, пенсионер думал, что подписывает договор ренты, а по факту оказывалось, что он дарил свою недвижимость и тут же терял право в ней проживать.

От того, что договор будет представлен на экране компьютера или телефона, человеку, далекому от юриспруденции, легче разобраться в нем точно не получится. И вот еще один очевидный риск: упрощенный порядок и фактически моментальное принятие юридически значимого решения в условиях цифровой среды повышают уязвимость граждан, не подготовленных в юридическом и технологическом смыслах. А таких людей очень много, если не сказать — большинство.

Кроме неосознанности действий может возникнуть риск, что кто-то из сторон сделки участвует в ней по принуждению. Такую проблему невозможно выявить ни путем заочного анкетирования заявителя перед сделкой, ни удаленно по голосу или по сетчатке глаза. Кроме того, предлагаемый в качестве основы для цифровых сделок в виде смарт-контрактов принцип блокчейн не подразумевает внесения изменений в уже заключенный договор, даже если появилась такая необходимость.

В итоге риски нарушения прав и признания сделки недействительной возникают у участников не одного, а целой цепочки договоров. Таким образом, «цифра» сама по себе не дает гарантий равной и эффективной правовой защиты для всех участников гражданского оборота, и в этом ее главная проблема.

Сделки в цифре априори небезопасны или есть шансы провести некий апгрейд в их отношении, снизив тем самым названные риски?

Константин Корсик: Таких апгрейдов не существует, и создание какой-то суперэффективной программы в обозримом будущем представляется маловероятным. Большая часть очевидных рисков сделок в цифре совпадает с рисками, свойственными любой сделке в простой письменной форме.

Поэтому здесь нужно признать особую роль человеческого фактора и необходимость привлечения к сделке веками зарекомендовавшего себя института, действующего от имени государства и ответственного именно за защиту прав участников сделки.

Те гарантии законности сделки, которые не способна обеспечить цифровая технология, всегда входят в компетенцию нотариата. Особое значение здесь играет и тот факт, что нотариат сегодня — признанный лидер по использованию электронных технологий в правовой сфере. То есть там, где это возможно, нотариат уже применяет цифру. Удостоверение сделок нотариусом, когда речь идет о цифровом формате, — логичный и обоснованный способ нейтрализации рисков, о которых мы говорим. В прошлом году неоднократно обсуждалась инициатива, в том числе с участием законодателя, о наделении нотариуса статусом своего рода независимого контролирующего арбитра цифровых правоотношений.

Как именно «встраивается» нотариус в новую цифровую реальность: какие задачи он выполняет, можно ли сделать некий симбиоз между нотариусом и блокчейном?

Константин Корсик: Функция нотариуса здесь должна быть связана, прежде всего, с обеспечением законности правоотношений и правовых гарантий для их участников. Поэтому саморегулируемость правоотношений, которая возникает вследствие использования систем блокчейн или подобных технологий, может значительно упростить жизнь мошенникам. И, как результат, привести к нарушению прав добросовестных граждан.

Нотариус как независимый арбитр будет нивелировать эти риски. Для этого у него уже есть все необходимые полномочия: обязательное установление личности заявителя, проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, выяснение реальной воли всех сторон сделки. А также подробное разъяснение правового смысла договора; проверка юридических фактов на основании представленных документов. Кроме того, на сегодняшний день нотариат уже создал электронную инфраструктуру, которая позволяет нам решать все эти задачи и в условиях цифрового оборота.

Очень важно, что нотариус гарантирует равную эффективную правовую защиту всем участникам договора вне зависимости от уровня их юридической грамотности, опыта участия в сделках. А также каких-то важных в этом случае личностных качеств вроде ответственного отношения к подписанию разного рода бумаг или, напротив, чрезмерно легкомысленного поведения в такие моменты.

Кроме того, договор с печатью нотариуса, неважно, в цифре или на бумаге, наделен повышенной доказательственной силой, то есть дополнительно защищен от оспаривания в суде. Как и прежде, существенный плюс привлечения к сделкам нотариуса заключается в гарантии полного возмещения ущерба всем пострадавшим, если таковой возникнет и будет доказано, что причиной такого ущерба стала профессиональная ошибка нотариуса.

Эффективный симбиоз между тем же блокчейном и нотариусом может быть создан благодаря Единой информационной системе нотариата (ЕИС). Эта система сочетает в себе гарантии защиты юридически значимых сведений и опции, позволяющие сделать обращение к нотариусу максимально комфортным. А работу самого нотариуса быстрой и эффективной.

Значит, в любом случае меняется сам формат работы нотариуса в новые времена?

Константин Корсик: Безусловно. Он во многом изменился еще пять лет назад с появлением ЕИС. Сейчас же можно говорить о том, что российский нотариат переживает новую волну цифровизации. Именно 2020 год для нас станет периодом подготовки для внедрения целого ряда новшеств в рамках концепции «электронного нотариата». Все они отражены в законе, который президент подписал в конце прошлого года.

Прежде всего, закон, вступающий в силу в декабре, вводит новый формат обращения к нотариусу — удаленно, через интернет. А также возможность дистанционного заключения сделки, когда ее стороны находятся в разных городах и каждая идет к своему нотариусу.

Тут важно заметить, что заочно у нотариуса можно будет получить ограниченный перечень услуг. В него вошли лишь те нотариальные действия, где нет рисков несоответствия воли заявителя и волеизъявления — то есть того, что написано в удостоверенном нотариусом документе.

Что касается дистанционного удостоверения сделок, то здесь ни о каких заочных обращениях к нотариусу речи не идет. Участники договора обязательно идут в нотариальную контору. Разница с традиционным процессом удостоверения сделки здесь лишь в том, что каждый идет к тому нотариусу, к которому ему удобнее, и не тратит деньги и время на поездки и встречи с контрагентом.

Как итог, в сделке участвуют сразу несколько нотариусов — по одному от каждой стороны, которые взаимодействуют между собой с помощью защищенных каналов связи ЕИС и удостоверяют договор своими усиленными цифровыми подписями. Так что вопросы правовой безопасности, даже в условиях новых цифровых форматов предоставления нотариальной помощи, всегда стоят во главе угла.

Как вы в целом оцениваете отношение населения к разного рода цифровым новшествам: пользуется ли спросом «электронный нотариат»? И что, собственно, можно назвать электронным нотариатом?

Константин Корсик: Конечно, спрос на нотариальные действия с цифровой составляющей растет из года в год, причем стремительно. Взять то же удостоверение равнозначности электронной версии документа его бумажному аналогу. Если в 2018 году за таким нотариальным действием обратилось около миллиона россиян, то по итогам 2019 года этот показатель вырос вдвое.

Ничего удивительного в таком высоком интересе к этой услуге нет. Она позволяет, прежде всего, решить проблему отправки документа в другой город в ситуации, когда это нужно было сделать еще вчера. Именно нотариальный вариант «телепортации» документов отличается удобством, простотой и доступностью. А по совокупности преимуществ он превосходит любые другие способы передачи документов на дальние расстояния.

Как вы еще сможете переслать, скажем, доверенность из Москвы в Иркутск в течение нескольких минут и заплатить за это около 150 рублей? И это с учетом гарантии сохранения юридической силы документа.

Тут, кстати, стоит отметить, что делить нотариальные действия на категории «электронные» и «традиционные» или «стопроцентно бумажные» уже становится бессмысленно. Определенная цифровая составляющая есть практически в каждом современном нотариальном действии.

Например, если мы говорим об удостоверении сделки с недвижимостью, то здесь цифра лежит в основе работы нотариуса в формате «одного окна». На предварительном этапе он делает электронные запросы в целый ряд ведомств, чтобы проверить и получить необходимые для заключения сделки сведения.

А уже после удостоверения договора нотариус сам подает документы на регистрацию права собственности — также в цифровом виде. С прошлого года электронная подача заявки в Росреестр вошла в перечень обязательных действий нотариуса в рамках оформления сделки и, как следствие, стала бесплатной для заявителей.

Как к таким новшествам относятся граждане? Очевидно, что позитивно. Ведь цифра в этом случае помогает ускорить проверочные и бюрократические процедуры, упростить процесс получения юридической помощи и сэкономить деньги граждан. Кроме того, электронные способы хранения и шифрования данных, которые используются в рамках ЕИС, помогают повысить их безопасность и защиту от доступа третьих лиц. Именно благодаря электронной фиксации всех нотариальных актов в реестрах ЕИС пытаться подделать их сегодня просто бессмысленно.

Опасаться, что электронные механизмы не сработают, здесь тоже нет смысла. За корректностью прохождения всех процессов следит нотариус. Законом предусмотрен четкий порядок действий нотариуса. Cобственник получит готовые документы без каких-либо дополнительных трудозатрат.

В будущем стоит ожидать, что работа нотариуса полностью перейдет в цифровой формат?

Константин Корсик: Преимущество нотариата сегодня состоит именно в грамотном сочетании человеческого фактора там, где он необходим для гарантий безопасности и правовой защиты, и передовых технологий в моментах, где они доказали свою эффективность.

Так, юридическую чистоту и законность документа обеспечивает именно нотариус, а вот его последующее безопасное хранение и защиту важных юридических сведений от подделки — уже электронная база данных нотариата — ЕИС. Важно, что цифровые технологии в нашей работе обеспечивают совершенно новые возможности и для граждан, и для предпринимателей.

Таким образом, новые возможности «электронного нотариата» позволяют использовать все гарантии нотариального удостоверения в новых, цифровых форматах. И поэтому мы говорим о том, что роль нотариуса в эпоху тотальной цифровизации только усиливается.

Федеральная нотариальная палата открыла линию правовой помощи гражданам и бизнесу. Теперь консультацию по вопросам, входящим в компетенцию нотариата, можно получить по телефону 8-800-250-01-33 (звонки по территории России — бесплатно).

Создание прямой телефонной линии для оперативного получения консультаций нотариусов — мера, потребность в которой возникла в условиях пандемии коронавирусной инфекции. Принимаемые в стране ограничительные меры, направленные на борьбу с вирусом, значительно сократили возможность личного визита граждан в нотариальные конторы. А в ряде субъектов РФ, где введен режим полной самоизоляции населения, почти полностью исключили такой вариант получения нотариальной помощи.

При этом необходимость в правовой помощи у граждан и предпринимателей сохраняется. Более того, в различных жизненных ситуациях в условиях существующих объективных ограничений ее значимость возрастает. У людей возникают различные жизненные ситуации, в которых своевременная квалифицированная правовая помощь важна, даже если совершить нотариальное действие по объективным причинам невозможно в настоящий момент. Кроме того, нотариатом обеспечена деятельность дежурных нотариальных контор.

Нотариальная линия помощи будет, конечно же, учитывать необходимость удаленной работы ее консультантов — нотариусов из разных регионов России. Позвонив по бесплатному номеру 8-800-250-01-33, человек будет автоматически перенаправлен на свободного и готового в данный момент оказать консультацию нотариуса. Также информацию о работе дежурных нотариальных контор можно получить на сайтах нотариальных палат субъектов РФ.

Линия правовой помощи работает ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9 до 18 часов для каждого часового пояса. Она продолжит функционировать вплоть до отмены действия ограничительных мер.

Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

• Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

• Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку.
• Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

• избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
• не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
• не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

SaveSaveSaveSave Save SaveSave Save Save Save SaveSave Save Save SaveSave Save Save Save Как ваш гаджет поможет в поездкахКак навести порядок в доме